Copilot Flex Routing: Das DSGVO-Problem – Marc Arndt im Interview

Flex Routing, DSGVO und die Frage, wem Ihre Daten wirklich gehören.

Microsoft hat mit Copilot Flex Routing (live seit 17. April 2026) still und leise eine Funktion eingeführt, die Unternehmensdaten bei Kapazitätsengpässen automatisch in die USA, nach Kanada oder Australien umleitet. Kein Opt-in, kein Hinweis, keine Wahl.

Wir haben Marc Arndt, unseren VP Software Engineering und Architecture, gefragt: Was bedeutet das konkret für Unternehmen in Europa? Was müssen regulierte Organisationen heute von einer KI-Lösung verlangen? Und wie stellt EVANA sicher, dass Ihre Daten die EU nie verlassen?

Viele Unternehmen setzen derzeit auf KI-Assistenten wie Microsoft Copilot. Warum wird die Frage der Datenverarbeitung und des Datenspeicherorts gerade jetzt so kritisch diskutiert?

Sehr gute Frage. Das ist derzeit aus mehreren miteinander verbundenen Gründen ein hochaktuelles Thema:

1. DSGVO und Datentransfers

Wenn Mitarbeiter KI-Assistenten wie Copilot nutzen, werden Anfragen häufig auf Servern verarbeitet, die sich in den USA befinden. Für Unternehmen mit Sitz in der EU löst das DSGVO-Bedenken aus: Personenbezogene Daten, die ohne angemessene Schutzmaßnahmen außerhalb der EU verarbeitet werden, verstoßen gegen das Datenschutzrecht. Die EU hat hier zuletzt erheblichen Druck gemacht, insbesondere nach dem Schrems-II-Urteil, das den Privacy-Shield-Rahmen gekippt hat.

2. Datenhoheit

Unternehmen wollen wissen, wo ihre Daten physisch gespeichert werden und welcher Rechtsordnung sie damit unterliegen. US-amerikanische Cloud-Anbieter sind dem CLOUD Act unterworfen, d.h. US-Behörden können unter Umständen auf Daten zugreifen, die auf US-Servern liegen. Das ist für europäische Unternehmen mit sensiblen Daten ein erhebliches Risiko.

3. Vertrauliche Datenlecks

Mitarbeite fügen in KI-Assistenten ganz natürlich sensible Informationen ein: Verträge, Quellcode, personenbezogene Daten, Unternehmensstrategien. Viele KI-Anbieter:

Speichern Eingaben für das Modelltraining (sofern kein Opt-out explizit konfiguriert wurde)
Halten Daten vorübergehend zur Verarbeitung vor
Geben Daten unter Umständen an Dritte weiter

4. Regulatorischer Druck

Europäische Datenschutzbehörden wie der BfDI in Deutschland oder die CNIL in Frankreich haben begonnen, Leitlinien zu erlassen und Untersuchungen zum Einsatz von KI-Assistenten in Unternehmen einzuleiten. Italien hat ChatGPT 2023 vorübergehend verboten, weil datenschutzrechtliche Bedenken bestanden.

5. Das „Microsoft-Copilot-Problem“

Copilot ist tief in Microsoft 365 integriert und kann auf E-Mails, Dokumente und Teams-Chats zugreifen. Das ist einerseits extrem leistungsfähig, bedeutet aber gleichzeitig, dass noch mehr sensible Daten durch Microsofts Infrastruktur fließen. IT-Sicherheitsverantwortliche (CISOs) in Unternehmen fragen sich zunehmend: „Was macht Microsoft eigentlich mit diesen Daten?“

Es ist die Kombination aus tiefer Integration (KI sieht mehr von Ihren Daten als je zuvor), grenzüberschreitender Verarbeitung (häufig in die USA) und der Ungewissheit darüber, wie Anbieter mit diesen Daten umgehen und sie absichern. Und das alles, während Regulierungsbehörden aktiv beobachten und Bußgelder verhängen.

Was bedeutet Microsoft Flex Routing konkret für Unternehmen in Europa und warum ist es aus der Perspektive von Datenschutz, Compliance und Risikomanagement mehr als nur ein technisches Detail?

Microsoft Flex Routing wurde am 17. April 2026 live geschaltet, aber was genau bedeutet das?

Wenn die Copilot-Kapazität in der EU knapp ist, können Ihre Daten (Prompts, E-Mails, Dateien) automatisch und standardmäßig zur KI-Inferenz in die USA, nach Kanada oder Australien übertragen werden.
Ruhende Daten verbleiben in der EU, die Inferenz und Verarbeitung kann die EU jedoch verlassen.

Warum das ein echtes Compliance-Problem ist:

DSGVO: Inferenz ist Verarbeitung. Eine grenzüberschreitende Übertragung erfordert eine Rechtsgrundlage.
NIS2 / DORA: Stille Routing-Änderungen sind ein Anbieterrisiko, das unter Umständen offengelegt werden muss.
Microsoft hat Flex Routing als Opt-out und nicht als Opt-in eingeführt. Die meisten Administratoren werden die Standardeinstellung nicht ändern.
Die Verantwortung, das zu erkennen, zu bewerten und zu handeln, liegt bei Ihnen, nicht bei Microsoft.

Anders als bei herkömmlichen Softwarebereitstellungen, bei denen IT-Administratoren neue Funktionen explizit prüfen und freigeben, scheint Copilot Flex als automatische Standardfunktion eingeführt worden zu sein. Viele Organisationen sind damit unwissentlich einer ausgeweiteten Datenverarbeitung ausgesetzt, der sie niemals bewusst zugestimmt haben.

Gemäß DSGVO Art. 6 ist eine gültige Rechtsgrundlage erforderlich, in der Regel Einwilligung oder berechtigtes Interesse, bevor personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Eine Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Indem Kunden standardmäßig eingeschrieben werden, hat Microsoft diese Anforderung nach Ansicht von Kritikern umgangen. Insbesondere für Organisationen in der EU, deren Mitarbeiter-E-Mails, Dokumente und Konversationen nun durch KI-Verarbeitungspipelines fließen. Das Argument „es stand in den Nutzungsbedingungen“ gilt nicht als informierte, bewusste Einwilligung, zumal der Opt-out tief in Admin-Panels vergraben ist und die Änderungen nicht proaktiv kommuniziert wurden.

Mehrere europäische Datenschutzbehörden prüfen, ob das Einführungsmodell von Copilot Flex gegen die Einwilligungs- und Transparenzpflichten der DSGVO verstößt. In Deutschland und Frankreich wurden Sammelklagen eingereicht, die Schadensersatz wegen unbefugter Datenverarbeitung fordern. Microsofts Position, dass Copilot Flex eine legitime Erweiterung bestehender Vertragsbeziehungen sei, dürfte regulatorisch schwer zu halten sein, da Behörden zunehmend klarstellen, dass vertragliche Praktikabilität nicht die datenschutzrechtlichen Grundrechte überwiegt.

Welche Anforderungen stellen regulierte oder datensensible Unternehmen heute an eine KI-Lösung, wenn sie DSGVO-konform operieren und die Kontrolle über ihre Daten behalten wollen?

Das ist eine komplexe Frage, die sich angesichts des Wettlaufs zwischen Gesetzgebung und Technologie rasant weiterentwickelt. Eine kurze Übersicht über die aktuelle Lage und warum es bei Ihren Daten entscheidend ist, den richtigen Partner zu wählen.

Rechtsgrundlage und vertragliche Basis

Anforderung	Bedeutung
Art. 28 DSGVO (AV-Vertrag)	Ein unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter, der Zweck, Umfang und Grenzen der Verarbeitung explizit festlegt
Kein automatisches Onboarding	Explizites Opt-in, kein Opt-out. Stille oder automatische Aktivierung von KI-Funktionen ist für viele EU-Organisationen ein sofortiges Ausschlusskriterium
Klare Zweckbestimmung	Die KI darf Daten nur für den spezifisch angegebenen Zweck verwenden, nicht für Modelltraining, Verbesserung oder „Service-Optimierung“, sofern nicht gesondert eingewilligt
Datensparsamkeit	Die KI verarbeitet nur das, was für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich ist. Standardmäßig keine kompletten E-Mail-Archive, alle Dokumente oder vollständige Chat-Historien

Datenspeicherort und Datenhoheit

EU-Datenspeicherort: Alle Daten müssen ausschließlich innerhalb der EU/EWR verarbeitet und gespeichert werden. Keine Weiterleitung in Drittländer ohne explizite Genehmigung.
Keine Abhängigkeit von US-Hyperscalern als Standard: Anbieter müssen EU-native Bereitstellungsoptionen (z.B. deutsche oder französische Rechenzentren) oder On-Premises-Betrieb anbieten.
Mechanismen für grenzüberschreitende Übertragungen: Standardvertragsklauseln (SCC), Angemessenheitsbeschlüsse oder gleichwertige Rechtsinstrumente für jede notwendige Datenübertragung ins Ausland.
CLOUD-Act-Bewusstsein: US-Anbieter sind gesetzlich verpflichtet, Daten an US-Behörden herauszugeben, unabhängig vom Speicherort. Für sensible EU-Daten ist das ein erhebliches Warnsignal.

Datenaufbewahrung, Löschung und Portabilität

Definierte Aufbewahrungsfristen: Klare, vertraglich festgelegte Fristen, nach denen Daten gelöscht werden. Keine vagen Formulierungen.
Recht auf Löschung : Der Anbieter muss Löschanfragen ohne ungebotene Verzögerung nachkommen und den Nachweis erbringen.
Datenportabilität: Der Kunde kann jederzeit alle seine Daten in einem nutzbaren, portablen Format abrufen (DSGVO Art. 20).
Kein Training mit Kundendaten: Explizites vertragliches Verbot der Nutzung von Kundendaten für das Training von KI-Modellen. Für die meisten regulierten Unternehmen ist das nicht verhandelbar.

Sicherheit und technische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung: Mindeststandard AES-256, TLS 1.2+
Zugangskontrollen: Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), Audit-Logging mit Nachweis, wer wann worauf zugegriffen hat
Pseudonymisierung und Anonymisierung: Sensible Daten sollten, soweit möglich, vor der Verarbeitung de-identifiziert werden
Meldung von Zwischenfällen: Der Anbieter muss den Kunden innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden über Datenpannen informieren (DSGVO Art. 33)
Penetrationstests und Zertifizierungen: SOC 2 Typ II, ISO 27001 und/oder unabhängige Sicherheitsaudits werden zunehmend vorausgesetzt

Transparenz, Erklärbarkeit und menschliche Kontrolle

Erklärbarkeit: Unternehmen müssen nachvollziehen können, warum eine KI eine bestimmte Ausgabe erzeugt hat.
Keine Black-Box-Verarbeitung: Bei folgenreichen Entscheidungen (Einstellung, Kreditvergabe, medizinische Triage) erfordert die automatisierte Entscheidungsfindung gemäß DSGVO Art. 22 menschliche Prüfung und die Möglichkeit, die Entscheidung anzufechten.
Audit-Trails: Vollständige Protokollierung aller KI-Prompts, Eingaben und Ausgaben zur Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit.
Bias- und Genauigkeitsüberwachung: Laufende Prüfung, ob KI-Ausgaben diskriminieren oder bei geschützten Gruppen wesentlich fehlerhafte Ergebnisse liefern.

Branchenspezifische Anforderungen

Für Gesundheitswesen und Medizintechnik gelten zusätzliche Anforderungen:

Thema	Anforderung
Art. 9 DSGVO	Gesundheitsdaten sind „besonders schützenswerte“ Daten. Die Hürde für eine rechtmäßige Verarbeitung ist sehr hoch, in der Regel explizite Einwilligung und spezifischer Zweck.
HIPAA (bei US-Bezug)	Wenn US-Stellen die Daten berühren, können HIPAA Business Associate Agreements erforderlich sein.
Medizinprodukteverordnung	Trägt die KI zu klinischen Entscheidungen bei, kann sie als reguliertes Medizinprodukt unter die MDR (EU) oder FDA (USA) fallen.
Audit-Bereitschaft	Regulierungsbehörden (BfArM, FDA, Krankenkassen) können jederzeit Nachweise zur Daten-Governance verlangen.

Für den Finanzsektor ebenfalls:

BaFin- und EBA-Leitlinien zur KI-Governance
Aufzeichnungsaufbewahrung für Aufsichtsprüfungen
Keine KI-generierte Beratung ohne menschliche Prüfebene

Anbieter-Governance und Sorgfaltspflichten

DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung): Regulierte Unternehmen führen vor dem Einsatz einer KI-Lösung eine DSFA durch. Anbieter müssen die dafür notwendigen technischen Informationen bereitstellen.
Anbieter-Risikobewertung: Sicherheitsfragebögen (SIG, VSA), Penetrationstestergebnisse, SOC-2-Berichte
Unterauftragsverarbeiter: Alle Unterauftragsverarbeiter müssen offengelegt werden. Kunden haben das Recht, neuen Unterauftragsverarbeitern zu widersprechen.
Austrittsregelungen: Klare Bedingungen für Datenmigration und Löschung bei Vertragsende
Versicherungsschutz: Anforderungen an Cyber-Haftpflicht und Berufshaftpflicht werden zunehmend häufiger gestellt

Die Checkliste, die ein CISO oder DSB vor der Unterschrift durchläuft

☐ AV-Vertrag unterzeichnet (gemäß Art. 28 DSGVO)
☐ Datenspeicherort bestätigt (ausschließlich EU-Verarbeitung)
☐ Kein Training mit unseren Daten (vertragliche und technische Garantie)
☐ Aufbewahrungs- und Löschrichtlinie definiert und prüfbar
☐ SCC oder Angemessenheitsbeschluss für gränzüberschreitende Übertragungen vorhanden
☐ Meldefrist bei Datenpannen: max. 72 Stunden
☐ SOC 2 / ISO 27001 oder unabhängiges Audit verfügbar
☐ DSFA mit Unterstützung des Anbieters durchführbar
☐ Menschliche Prüfebene für folgenreiche Entscheidungen vorhanden
☐ Kein automatisches Onboarding, keine stille KI-Aktivierung
☐ Vollständiger Audit-Trail der KI-Verarbeitung verfügbar
☐ Datenportabilität gewährleistet (Art. 20 DSGVO)
☐ Liste der Unterauftragsverarbeiter offengelegt, Widerspruchsrecht gewährt
☐ Austritts- und Kündigungsklauseln schützen unsere Daten

Das Kernprinzip lautet: Kontrolle und Verantwortlichkeit. Regulierte Unternehmen müssen drei Fragen gegenüber ihrer Datenschutzbehörde mit „Ja“ beantworten können:

Wo genau gehen unsere Daten hin?
Wer verarbeitet sie und zu welchem Zweck?
Wie können wir das überprüfen und notfalls den Stecker ziehen?

Kann ein KI-Anbieter alle drei Fragen nicht klar und vertraglich beantworten, mit technischem Nachweis statt Marketing-Sprech, werden seriöse, regulierte Organisationen das Geschäft nicht eingehen. Das Reputations- und finanzielle Risiko eines DSGVO-Verstoßes (bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem was höher ist) überwiegt schlicht den Produktivitätsgewinn eines KI-Assistenten.

Wie stellt EVANA technisch sicher, dass Unternehmensdaten gemäß den europäischen Datenschutzvorschriften verarbeitet werden und Kunden maximale Transparenz über ihre Datenflüsse erhalten?

EVANA ist ein European-First-Unternehmen, vollständig im Eigentum und Betrieb innerhalb der EU.

Datenspeicherort: Alles bleibt in der EU

Speicherung: Alle Kundendokumente und Metadaten werden im Ruhezustand ausschließlich in Frankfurt am Main gespeichert. Zu keinem Zeitpunkt der Speicherung verlassen die Daten die deutsche Rechtsordnung.

KI-Verarbeitung: Wir arbeiten aktuell mit Mistral in Frankreich zusammen. Entscheidend dabei:

Mistral erhält Daten ausschließlich vorübergehend: Die Daten werden übertragen, im Arbeitsspeicher verarbeitet und das Ergebnis zurückgegeben. Mistral speichert kein einziges Byte.
Mistral agiert als reiner Rechendienstleister unter einem unterzeichneten AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO), der jede Form der Datenspeicherung, des Loggings oder der Nutzung für das Modelltraining explizit untersagt.
Die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die EU/EWR und erfüllen damit den räumlichen Anwendungsbereich der DSGVO (Art. 3) sowie die Anforderungen an ein angemessenes Schutzniveau innerhalb der Union.

Für den Kunden bedeutet das: Selbst wenn Mistral in den Verarbeitungsprozess eingebunden ist, überschreitet ihr Daten keine Grenze außerhalb der EU, wird nie außerhalb Deutschlands gespeichert und ist nach Abschluss der Inferenz für Mistral nicht mehr zugänglich.

Technische Architektur: Defense in Depth

Schicht	Maßnahme
Verschlüsselung im Ruhezustand	AES-256-Verschlüsselung aller gespeicherten Dokumente und Metadaten
Verschlüsselung bei der Übertragung	TLS 1.2+ für alle internen und externen Datenflüsse
Zugangskontrollen	Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) mit Granularität auf Nutzer- und Dokumentenebene
Audit-Logging	Unveränderliches Protokoll jedes Zugriffs, jeder Anfrage und jedes Verarbeitungsvorgangs mit Zeitstempel und Zurechenbarkeit
Netzwerkisolierung	Private-VPC-Topologie; keine öffentliche Internetexposition der Verarbeitungspipelines
Kein Training mit Kundendaten	Vertragliches und technisches Verbot: Weder EVANA noch Mistral nutzen Kundendaten für das Training oder die Verbesserung von Modellen
Datensparsamkeit	Die KI-Verarbeitung operiert auf dem für den jeweiligen Vorgang minimal erforderlichen Datensatz. Standardmäßig keine kompletten Dokumentenarchive

DSGVO-Rechtsrahmen

Art.-28-AV-Vertrag mit Mistral, unterzeichnet und auf Anfrage verfügbar. Er definiert Zweckbindung, Nicht-Speicherungsklausel und Beschränkungen für Unterauftragsverarbeiter.
Standardvertragsklauseln sind nicht erforderlich, da die Daten die EU nicht verlassen. Das ist ein erheblicher Compliance-Vorteil gegenüber US-amerikanischen KI-Anbietern.
Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO): EVANA führt ein vollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, das alle KI-Verarbeitungspfade, Datenkategorien und Rechtsgrundlagen umfasst.
DSFA-ready: Wir stellen die technischen und organisatorischen Informationen bereit, die Kunden für die Durchführung einer eigenen Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem Einsatz benötigen.

Kundentransparenz und Kontrolle

Kunden können ihre Daten in jeder Phase überprüfen und steuern:

Echtzeit-Sichtbarkeit der Datenflüsse: Kunden haben Zugriff auf ein Verarbeitungs-Dashboard, das zeigt, welche Dokumente konkret verarbeitet wurden.
Aufbewahrungssteuerung: Kunden definieren Aufbewahrungsrichtlinien. EVANA setzt die automatische Löschung planmäßig um und stellt einen kryptografischen Löschnachweis bereit.
Recht auf Vergessenwerden: Löschanfragen werden innerhalb von 72 Stunden mit Bestätigungszertifikat erfüllt.
Datenportabilität: Alle Kundendaten sind jederzeit in offenen, strukturierten Formaten exportierbar (DSGVO Art. 20).
Keine stille Verarbeitung: KI-Verarbeitung findet ausschließlich bei explizit ausgewählten Dokumenten statt. Keine automatische Durchsuchung oder Hintergrundverarbeitung ohne Nutzerabsicht.

Zertifizierungen und Compliance-Status

ISO 27001 zertifiziert: Das Informationssicherheits-Managementsystem wurde unabhängig auditiert.
TÜV-auditiert: Technische Sicherheitsmaßnahmen wurden unabhängig verifiziert.
100 % DSGVO-konform: Keine Ausnahmen, keine Opt-outs, keine Graubereiche.

Was ist aus Deiner Sicht der entscheidende Unterschied zwischen einer allgemein eingesetzten KI-Lösung und einer spezialisierten, sicherheitsorientierten Plattform wie EVANA, insbesondere für Unternehmen, die sensible Dokumente und Prozesse digitalisieren wollen?

Der grundlegende Unterschied: Wessen Interessen stimmen mit deinen überein?

	Allgemeine KI-Lösung	Sicherheitsorientierte Plattform (EVANA)
Kernanreiz des Anbieters	Modell verbessern, dafür braucht er Ihre Daten	Kunden schützen, Daten müssen sicher und privat bleiben
Datenbehandlung	Gespeichert, häufig für Training genutzt (sofern kein Opt-out)	Ephemar oder nie gespeichert. Kein Training.
Datenspeicherort	US-Verarbeitung gängig, gränzüberschreitend als Standard	Ausschließlich EU. Daten verlassen die Rechtsordnung nicht.
Risiko automatischen Onboardings	Hoch: Funktionen aktivieren sich still (Copilot Flex)	Keines: Verarbeitung nur bei expliziter Nutzeraktion
Compliance-Last	Kunde erbt die Compliance-Lücken des Anbieters	Anbieter liefert Compliance-Nachweise proaktiv
Audit-Trail	Begrenzt, anbieterseitig kontrolliert	Vollständig, unveränderlich, kundenseitig abrufbar
DSGVO-Rechtsgrundlage	„Vertragliches berechtigtes Interesse“, rechtlich umstritten	Saubere EU-interne Verarbeitung. Keine Übertragungsmechanismen erforderlich.
Regulierte Branchen	Erfordert aufwendige AV-Vertragsverhandlungen	Integriert: BaFin, DORA, ISO 27001, sofort auditierbar
Transparenz	Black Box: Kunde kann nicht nachprüfen, was mit seinen Daten passiert	Offene Architektur: Kunde sieht genau, wohin die Daten fließen

Das eigentliche Risiko, über das niemand spricht

Bei einer allgemeinen KI-Lösung ist das Problem nicht, dass der Anbieter böswillig handelt. Das Problem ist, dass Ihre Daten und die Modellverbesserung des Anbieters strukturell in seinem Geschäftsmodell miteinander verbunden sind. Er muss Ihre Eingaben vorhalten und verarbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das schafft eine dauerhafte Spannung zwischen dem, was er im AV-Vertrag verspricht, und dem, was seine technischen Anreize ihn tun lassen.

Bei einer Plattform wie EVANA ist die Anreizstruktur umgekehrt: Ihre Daten sind eine Verbindlichkeit, kein Vermögenswert. EVANA kann nur gewinnen, indem es Daten privat, sicher und compliant hält. Denn wenn das scheitert, verliert das Unternehmen regulierte Kunden und damit die Existenzgrundlage.

Die drei Fragen, die jeder CISO stellen sollte

Bei der Bewertung eines KI-Anbieters:

Wo gehen meine Daten physisch hin? Lautet die Antwort „wir können EU-only nicht garantieren“, haben Sie für jeden sensiblen Anwendungsfall bereits die DSGVO verletzt.
Können Sie beweisen, dass unsere Daten nicht zum Training genutzt werden? Nicht nur vertraglich, sondern mit technischem Nachweis: ephemere Verarbeitung, keine Persistenz, kein Logging von Eingaben.
Was passiert, wenn wir den Vertrag kündigen? Können sie die Löschung nachweisen, ein Löschzertifikat ausstellen und vollständige Datenportabilität ermöglichen? Oder sitzen Sie auf einem verschlüsselten Datenhaufen, den Sie nicht prüfen können?