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EVANA 360 · Bestandsdatenraum
Ein Datenraum für
Ihren gesamten Bestand.
EVANA 360 ist die Software für Dokumentenmanagement für Immobilien, der zentrale, KI-gestützte Bestandsdatenraum für die Immobilienwirtschaft. So liegen alle Unterlagen Ihres Portfolios an einem Ort, automatisch klassifiziert, sofort durchsuchbar und an Ihre Systeme angebunden.
ISO 27001 · DSGVO-konform · BaFin-Ready · DORA-konform · TÜV-geprüft
1 Plattform
für den gesamten Immobilienbestand
400+
Dokumenttypen automatisch klassifiziert
Sekunden
bis zum richtigen Dokument per globaler Suche
bis 25 %
weniger Zeitaufwand, jeden Tag
Was ist EVANA 360?
EVANA 360 ist das Dokumentenmanagement für Immobilien, der zentrale Datenraum für Ihren gesamten Bestand.
Als zentrales Dokumentenmanagement sammelt die Plattform sämtliche Unterlagen eines Portfolios und klassifiziert sie automatisch in über 400 Typen. Anschließend extrahiert sie die Inhalte als strukturierte Daten und macht sie über eine globale Suche und die Assistentin EVA sofort nutzbar.
Das Problem
Aus Datenfriedhof wird
Bestandsdatenraum.
Vorher
Ablage, Sucherei, Insellösungen
Verträge im Postfach, Pläne auf dem Server, Gutachten beim Dienstleister. So ist alles manuell sortiert, schlecht auffindbar und nie ganz aktuell.
Mit EVANA 360
Ein Ort, automatisch sortiert
Die Plattform nimmt Unterlagen aus jeder Quelle an, klassifiziert sie dann automatisch in über 400 Typen und legt sie strukturiert ab.
Das Ergebnis
Bestand sofort nutzbar
Globale Suche, Anbindung an SAP und Co., Befragung über EVA. So ist Wissen verfügbar, nicht versteckt.
Globale Suche
Das eine Dokument aus Millionen, in Sekunden.
EVANA 360 indexiert sämtliche Inhalte des Bestandsdatenraums. So suchen Sie über Objekte, Gesellschaften und Dokumenttypen hinweg und springen direkt zur passenden Stelle.
Treffer sind nicht nur Dateinamen, sondern echte Inhalte: Klauseln, Werte, Vermerke. So öffnen Sie mit einem Klick das Originaldokument an der richtigen Stelle.
Suche: indexmiete vpi mainufer | 412 Treffer in 0,8 Sekunden
Gewerbemietvertrag · Bürozentrum Mainufer
Mietvertrag_Stadtwerke_2024.pdf · S. 6
„Die Miete ist an den VPI gekoppelt und wird jährlich nach Veröffentlichung angepasst.“
Nebenkostenabrechnung · Bürozentrum Mainufer
NK_Abrechnung_2023.pdf · S. 2
„Anpassung der Indexmiete per 01.04.2024, Basis VPI Februar.“
E-Mail-Anhang · Bürozentrum Mainufer
RE_Mietanpassung.eml · Anhang 1
„Beigefügt finden Sie die berechnete VPI-Anpassung für das laufende Jahr.“
Was EVANA 360 leistet
Kein klassisches DMS, sondern KI-Dokumentenmanagement für Immobilien.
Klassisches Dokumentenmanagement war Ablage. Dokumentenmanagement für Immobilien mit EVANA 360 ist dagegen Aktivierung: Unterlagen werden so zur Datenbasis Ihres Portfolios.
Automatische Klassifizierung
Über 400 Immobilien-Dokumenttypen werden so mit über 98 Prozent Trefferquote erkannt, benannt und im richtigen Schema abgelegt.
Globale Suche
Volltext und Inhalte über alle Objekte und Gesellschaften hinweg. Treffer direkt mit Fundstelle, nicht nur Dateiname.
E-Mail-Anhang-Archivierung
Mails und Anhänge werden automatisch archiviert, extrahiert und dem passenden Objekt zugeordnet. Schluss mit Postfach-Suchen.
Metadaten-Anreicherung
Aus jedem Dokument werden die zentralen Felder strukturiert extrahiert und dem Objekt als Metadaten hinzugefügt.
Zugriffskontrolle
Rollen und Rechte granular bis auf Objekt-, Dokument- und Feldebene. SCIM und SSO inklusive, Bewegungen vollständig protokolliert.
Duplikaterkennung
Mehrfach abgelegte Versionen werden erkannt und sauber zusammengeführt. Der Datenraum bleibt schlank und verlässlich.
Datenraum · EVANA 360
SAP S/4HANA · RE-FX
Stammdaten- und Vertragsabgleich
REST-API
Anbindung an Ihre Systemlandschaft
Microsoft 365 & Azure
Office, Outlook, SharePoint
Power BI
Reporting auf Bestandsdaten
SCIM & SSO
Identitäts- und Rechteverwaltung
Individuelle Konnektoren
ERP, CAFM, Buchhaltung
Integration
SAP-fähig. Und an alles andere andockbar.
EVANA 360 fügt sich in Ihre Systemlandschaft ein, nicht umgekehrt. So bleiben Stammdaten und Verträge mit SAP S/4HANA in Takt, Reporting läuft über Power BI, Identitäten über Ihren Identity-Provider.
Eine offene REST-API erschließt zudem jedes weitere System. Dadurch behalten Sie Ihre Prozesse, und EVANA 360 liefert die strukturierten Daten dafür.
Kunden-Case · Corporate Real Estate
2 Millionen Dokumente. 60 Prozent schneller.
Ein global tätiger Optik- und Optoelektronik-Konzern verwaltete über zwei Millionen Dokumente manuell, verteilt über viele Standorte und Gebäude mit teils sechzig Jahren Geschichte. Mit EVANA 360 führte das Unternehmen sein Dokumentenmanagement standortweise neu ein: Die KI klassifizierte die Bestände, entfernte Dubletten und band externe Dienstleister ein. Dadurch sanken die Bearbeitungszeiten um rund 60 Prozent, und relevante Dokumente erscheinen heute in Sekunden.
„Seit der Einführung von EVANA profitiert unser Unternehmen von einem verbesserten Dokumentenmanagement, das es uns ermöglicht, relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden zu finden und somit die Effizienz erheblich zu steigern.“
Kunde aus dem Corporate Real Estate
2 Mio.+
Dokumente strukturiert
60 %
schnellere Bearbeitung
Sekunden
bis zum richtigen Dokument
1 Datenbasis
für alle Standorte
Für Ihre Rolle
Wer mit EVANA 360 schneller arbeitet
Dokumentenmanagement für Immobilien betrifft viele Rollen zugleich. Deshalb bündelt EVANA 360 alle Unterlagen so, dass jedes Team genau die Sicht bekommt, die es braucht.
Asset Management
Portfolio-weite Sicht auf Mietverträge, ESG-Daten und Kennzahlen. So treffen Sie Bestandsentscheidungen auf gesicherter Datenbasis statt aus dem Bauchgefühl.
Property & Facility Management
Wartungs- und Vertragsunterlagen objektbezogen ablegen, Fristen verfolgen, Mängel direkt aus dem Dokument heraus dokumentieren.
Corporate Real Estate
Den eigenen Bestand zentral abbilden, von Objekt- bis Gesellschaftsebene, und zwar mit klaren Zugriffsrechten je Team.
Versicherer & Banken
Großportfolios kontrolliert verwalten, regulatorische Anforderungen sauber erfüllen, prüfbar bis ins Originaldokument.
Beratung & Prüfung
Datenräume von Mandanten effizient sichten und auswerten. So sind Inhalte strukturiert und nicht in PDF-Stapeln versteckt.
Öffentliche Hand
Liegenschaftsbestände digital konsolidieren, Auskünfte schneller und nachvollziehbar bereitstellen.
Sicherheit & Compliance
Gebaut für regulierte Branchen
EVANA 360 betreibt Ihr Dokumentenmanagement für Immobilien in der geschützten EVANA Secure-Cloud, geprüft, zertifiziert und konform mit den Anforderungen von Finanz-, Versicherungs- und Immobilienwirtschaft.
ISO 27001
Zertifiziert nach DIN EN ISO/IEC 27001:2017. TÜV-Saarland-Zertifikat Nr. DC00550-DE, erhalten 11/2024.
BaFin-Ready
Als Service Provider für BaFin-regulierte Unternehmen tätig, für Outsourcing-Anwendungen und -Prozesse.
Penetrationstest
TÜV-Austria-Pentest, jährlich mit hohem Sicherheitscheck erneuert.
Revisionssicher
Revisionssichere Archivierung nach GoBD, den Grundsätzen der deutschen Finanzbehörden.
Zusätzlich DSGVO-konform und DORA-konform. Ihre Dokumente verlassen die geschützte Umgebung nicht.
Im Zusammenspiel
EVANA 360 ist der Kern. Die anderen Produkte erweitern ihn.
So bauen Transaktionsraum und Assistentin auf der gemeinsamen Engine EVANA AI auf.
Technologie
EVANA AI
Die KI-Engine darunter. Sie klassifiziert über 400 Dokumenttypen mit über 98 Prozent Trefferquote und extrahiert dabei strukturierte Daten.
Transaktion
EVANA TDR
Der KI-gestützte Transaktionsdatenraum für Due Diligence, als Add-on zu EVANA 360 oder als eigenständige SaaS.
Assistentin
EVA
Die KI-Assistentin in Ihrem Datenraum. So fragen Sie in natürlicher Sprache, und EVA antwortet belegt mit Fundstelle.
Häufige Fragen
Gut zu wissen über EVANA 360
Was ist EVANA 360?
EVANA 360 ist die zentrale Plattform für KI-Dokumentenmanagement in der Immobilienwirtschaft. Sie sammelt sämtliche Unterlagen eines Bestands in einem Datenraum, klassifiziert sie automatisch in über 400 Typen, extrahiert die Inhalte als strukturierte Daten und macht sie über eine globale Suche und die Assistentin EVA sofort nutzbar.
Wodurch unterscheidet sich EVANA 360 von einem klassischen DMS?
Ein klassisches DMS legt Dokumente ab. EVANA 360 versteht sie. Eingehende Unterlagen werden automatisch klassifiziert, Inhalte werden als strukturierte Daten extrahiert und Objekte miteinander verknüpft. Aus einer Dokumentenablage wird ein nutzbarer Bestandsdatenraum, der über die globale Suche und die Assistentin EVA direkt befragbar ist.
Wie funktioniert die globale Suche?
Die globale Suche durchläuft sämtliche Inhalte des Datenraums, über Objekte, Gesellschaften und Dokumenttypen hinweg. Treffer sind nicht nur Dateinamen, sondern echte Inhalte wie Klauseln, Werte oder Vermerke. Mit einem Klick öffnen Sie das Originaldokument an der passenden Stelle.
Lässt sich EVANA 360 in SAP und andere bestehende Systeme integrieren?
Ja. EVANA 360 verfügt über eine Standard-Anbindung an SAP RE-FX (S/4HANA) sowie eine offene REST-API, über die sich ERP-, CAFM- und Buchhaltungssysteme andocken lassen. Microsoft 365 und Azure sind ebenso eingebunden wie Power BI für das Reporting. Für Identitäten und Rechte werden SCIM und SSO unterstützt.
Wie kommen die Dokumente in den Datenraum?
Per Massenupload, über bestehende Ordnerstrukturen, automatisch aus E-Mail-Postfächern inklusive Anhängen oder über die REST-API aus angebundenen Systemen. EVANA AI klassifiziert die Inhalte automatisch, benennt sie konsistent und legt sie strukturiert ab.
Zugriff, Sicherheit und Zusammenspiel
Wie werden Zugriffsrechte gesteuert?
EVANA 360 bietet ein granulares Rollen- und Rechtesystem, das bis auf Objekt-, Dokument- und Feldebene reicht. Strukturen vom Einzelobjekt bis zur Gesellschaftsebene lassen sich abbilden. Alle Bewegungen werden protokolliert, Identitäten und Gruppen können über SCIM und SSO an Ihren Identity-Provider angebunden werden.
Wie schnell ist ein bestehender Bestand in EVANA 360 nutzbar?
In der Praxis sehr schnell und schrittweise pro Standort. So hat ein global tätiger Technologiekonzern über zwei Millionen Dokumente in EVANA 360 überführt und die Bearbeitungszeiten um rund 60 Prozent gesenkt. Die KI klassifizierte die Bestände automatisch und entfernte Dubletten, während das bestehende Dateisystem bis zum Abschluss nur Leserechte behielt.
Wie sicher und compliant ist EVANA 360?
EVANA 360 läuft in der EVANA Secure-Cloud. Die Plattform ist ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform, BaFin-Ready und DORA-konform sowie TÜV-geprüft, mit revisionssicherer Ablage gemäß GoBD und jährlichen unabhängigen Penetrationstests. Ihre Dokumente verlassen die geschützte Umgebung nicht.
Wie verhält sich EVANA 360 zu EVANA AI, EVANA TDR und EVA?
EVANA AI ist die KI-Engine darunter, die Klassifizierung und Extraktion liefert. Darauf setzt EVANA 360 als zentraler Bestandsdatenraum auf, der diese Technologie operativ nutzbar macht. Der Transaktionsdatenraum EVANA TDR ergänzt das als Add-on oder eigenständige SaaS, und die KI-Assistentin EVA macht die Inhalte aus 360 und TDR in natürlicher Sprache befragbar.
Sehen Sie EVANA 360 an Ihrem eigenen Bestand
In einer kurzen Demo führen wir Sie durch Datenraum, globale Suche und Integrationen, mit Bezug zu Ihrer Systemlandschaft.
