Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate: wie ein globaler Technologiekonzern 2 Mio Dokumente meistert
Ein globaler Player im Bereich Optik und Optoelektronik verwaltete über Jahrzehnte mehr als zwei Millionen Dokumente: manuell, unstrukturiert und über viele Standorte verteilt. Genau hier zeigt sich, warum professionelles Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate über Effizienz und Kosten entscheidet. Gebäude mit einer Geschichte von bis zu 60 Jahren sammelten im Laufe der Zeit enorme Dokumentenmengen an, und wechselnde Verantwortliche machten die Ablage zunehmend unübersichtlicher. Die manuelle Suche kostete Zeit und Geld, externe Partner ließen sich kaum effizient einbinden und Entscheidungen verzögerten sich mangels klarer Datenbasis. Mit EVANA führte das Unternehmen deshalb eine skalierbare Lösung ein, die das Dokumentenmanagement grundlegend verändert: standortweise, strukturiert und mit messbarem Ergebnis.
Problem
Über 2 Millionen Dokumente lagen manuell verwaltet vor: verteilt, unstrukturiert, teils nicht digitalisiert. Suche und Zusammenarbeit blieben deshalb langsam, kostspielig und intransparent.
Lösung
EVANA startete schrittweise pro Standort. Die Plattform klassifizierte Dokumente, entfernte Dubletten, band externe Partner ein und überführte anschließend alle Prozesse auf eine einheitliche Basis.
Ergebnis
Die Bearbeitungszeiten sanken um 60 %, die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern lief deutlich effizienter und relevante Dokumente erscheinen jetzt in Sekundenschnelle.
Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate: Jahrzehnte an Dokumenten im Griff
Wenn Gebäude bis zu 60 Jahre alt sind und Dokumentenablagen über Jahrzehnte durch wechselnde Verantwortliche wachsen, entsteht ein schwer durchdringbares Archiv. Welche Dokumente liegen bereits digitalisiert vor? Wo verstecken sich Dubletten? Welche Unterlagen fehlen? Diese Fragen ließen sich bislang kaum effizient beantworten.
Genau hier setzt strukturiertes Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate an. EVANA startete standortweise: Zunächst sammelte das Team die Dokumente zentral, anschließend sichtete, klassifizierte und bereinigte es die Bestände. So entstand eine strukturierte, vollständig durchsuchbare Datenbasis für alle Standorte, alle Dokumenttypen und alle Beteiligten.
Strukturierte Migration, Standort für Standort
Die Einführung erfolgte bewusst schrittweise pro Standort, denn so band das Projekt die Mitarbeitenden aktiv ein und schuf Akzeptanz. Während der Migration behielt das bestehende Dateisystem nur noch Leserechte, wodurch die Datenintegrität jederzeit gesichert blieb. Dubletten erkannte und entfernte die Plattform dabei automatisch.
Am Ende jedes Standort-Rollouts stand somit eine saubere, vollständig nutzbare Dokumentenbasis.
60 % schneller, und das ist erst der Anfang
Seit der Einführung von EVANA arbeitet das Unternehmen spürbar anders. Die Bearbeitungszeiten sanken um rund 60 %, was Produktivität und Kosten unmittelbar verbessert. Relevante Dokumente und Informationen erscheinen innerhalb von Sekunden, externe Dienstleister rufen benötigte Unterlagen selbstständig ab und legen sie ebenso eigenständig ab. Damit steht außerdem die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen. Die nächsten Standorte stehen bereits in Planung.
Externe Partner nahtlos integriert
Ein zentrales Ergebnis der Einführung betrifft die externen Dienstleister: Sie arbeiten jetzt vollständig in den Dokumentenprozessen mit. Benötigte Unterlagen rufen sie eigenständig ab und legen sie ebenso eigenständig ab, ganz ohne manuelle Zwischenschritte und ohne Verzögerungen.
Das steigert die Effizienz auf beiden Seiten und sorgt zudem für messbar höhere Zufriedenheit bei allen Beteiligten.
Datengetriebene Entscheidungen in Echtzeit
Eine strukturierte, vollständig durchsuchbare Dokumentenbasis verändert die Qualität von Entscheidungen grundlegend. Informationen stehen in Echtzeit bereit, Berichte laufen über Power BI und eine offene REST-API synchronisiert alle Daten ohne großen Aufwand mit Drittsystemen wie ERP-Software. So schafft EVANA nicht nur Ordnung im Dokumentenbestand, sondern zugleich die Grundlage für zukunftssichere, wettbewerbsfähige Prozesse.
„Seit der Einführung von EVANA profitiert unser Unternehmen von einem verbesserten Dokumentenmanagement, das es uns ermöglicht, relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden zu finden und somit die Effizienz erheblich zu steigern.“
Mehr als Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate
Die EVANA Plattform wächst flexibel mit weiteren Standorten, Dokumenttypen und Anwendungsfällen. Neue Standorte onboardet das Team schnell, zusätzliche Dokumentklassen integriert es laufend und bestehende Prozesse erweitert es kontinuierlich. Neben dem klassischen Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate unterstützt EVANA außerdem Transaktionsdatenräume, etwa beim Kauf oder Verkauf einzelner Objekte oder Standorte.
Dadurch erhalten Unternehmen eine skalierbare, zukunftssichere Plattform für alle dokumentenbezogenen Prozesse, mit offener API-Anbindung, Power-BI-Integration und der Flexibilität, die globale Organisationen brauchen.
Über EVANA
EVANA entwickelt KI-gestützte Lösungen für das Dokumentenmanagement und analysiert damit große Dokumentenmengen. Auf Basis der eigenen Infrastruktur erkennt, extrahiert und strukturiert die KI unstrukturierte Inhalte automatisiert. Dadurch greifen Unternehmen schneller auf relevante Informationen zu und schaffen eine belastbare Datengrundlage für Analysen, Prozesse und Entscheidungen.
