Wie KI-Datenextraktion 15.000 Dokumente in eine Entscheidungsgrundlage verwandelt
Die Aachener Grundvermögen KVG verwaltet einen umfangreichen, internationalen Dokumentenbestand: Mietverträge, Energieunterlagen, Wertgutachten und viele weitere Nachweise, insgesamt rund 15.000 Dokumente. Ein Großteil dieser Informationen lag jedoch unstrukturiert vor, war schwer zugänglich und ließ sich nur mit hohem manuellem Aufwand auswerten. Deshalb entwickelte die Aachener Grundvermögen KVG gemeinsam mit EVANA eine Lösung zur KI-Datenextraktion. Diese erkennt Dokumenttypen automatisch, extrahiert definierte Datenpunkte und stellt alle Informationen strukturiert bereit. Dabei stimmten beide Teams die relevanten Inhalte eng mit den Fachbereichen ab.
Problem
Wichtige Unternehmensdaten stecken in unstrukturierten Dokumenten wie Verträgen, Abrechnungen und Nachweisen. Sie sind daher schwer zugänglich, nicht systematisch auswertbar und nur mit hohem manuellem Aufwand nutzbar.
Lösung
EVANA entwickelte eine Lösung zur KI-Datenextraktion. Sie erkennt Dokumenttypen automatisch, extrahiert definierte Datenpunkte und stellt die Ergebnisse strukturiert bereit, eng abgestimmt mit den Fachbereichen.
Ergebnis
Aus rund 15.000 internationalen Dokumenten entstand eine konsistente, sofort auswertbare Datenbasis. Die manuelle Datenerfassung entfällt, die Entscheidungsqualität steigt.
KI-Datenextraktion: von unstrukturierten Dokumenten zur Datenbasis
In einem international aufgestellten Immobilienbestand fallen laufend große Mengen an Dokumenten an, in unterschiedlichen Typen, Sprachen und Formaten. Die entscheidungsrelevanten Informationen liegen darin verstreut und in Fließtext gebunden, statt in einer Form, die sich direkt auswerten lässt. Genau hier setzt die gemeinsam entwickelte Lösung von EVANA und der Aachener Grundvermögen KVG an.
Die EVANA-KI analysierte rund 15.000 Dokumente automatisiert. Zunächst erkennt sie den Dokumenttyp, etwa Mietvertrag, Energieunterlage oder Wertgutachten, anschließend extrahiert sie die zuvor definierten Datenpunkte. Welche Inhalte relevant sind, legten die Fachbereiche gemeinsam mit EVANA fest, sodass die Datenbasis exakt zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Die extrahierten Informationen stehen anschließend strukturiert bereit und lassen sich direkt weiterverarbeiten. So entsteht aus einem heterogenen Dokumentenbestand eine belastbare Grundlage für Reports, strategische Entscheidungen und die Integration in bestehende Systeme.
KI-Datenextraktion: Dokumenttypen erkennen, Datenpunkte extrahieren
Nach dem Upload erkennt die EVANA-KI den Dokumenttyp automatisch und extrahiert die relevanten Datenpunkte, zum Beispiel Laufzeiten aus Mietverträgen, Beträge aus Abrechnungen oder Flächen aus Wertgutachten.
Auch bei unterschiedlichen Formaten und Sprachen bleibt die Erfassung konsistent. Anschließend stehen die gewonnenen Informationen direkt zur weiteren Analyse und Verarbeitung bereit.
Gemeinsam definiert, exakt im richtigen Format
Der Wert einer Datenbasis entsteht dort, wo sie zu den tatsächlichen Prozessen passt. Deshalb gab EVANA die relevanten Datenpunkte nicht vor, sondern erarbeitete sie gemeinsam mit den Fachbereichen der Aachener Grundvermögen KVG. So erfasst die Lösung genau die Informationen, die das Tagesgeschäft und die Auswertungen wirklich brauchen.
Strukturierte Ausgabe für Reports, Systeme und Entscheidungen
Die Lösung gibt die extrahierten Daten im benötigten Zielformat aus, ob als CSV, Excel oder über eine API. Damit sind sie ready to use und lassen sich unmittelbar in Reports und bestehende Systeme überführen.
So wird aus einem verstreuten Dokumentenbestand eine konsistente Datengrundlage, die strategische Entscheidungen auf gesicherte Informationen stützt.
15.000 Dokumente, eine belastbare Datengrundlage
Durch die automatisierte Extraktion verfügt die Aachener Grundvermögen KVG über eine sofort verfügbare, konsistente Datenbasis. Niemand muss Informationen mehr manuell aus einzelnen Dokumenten heraussuchen, stattdessen lassen sie sich direkt auswerten. Das reduziert den Aufwand spürbar und verbessert zugleich die Qualität der Entscheidungen, denn diese beruhen nun auf einer vollständigen und einheitlichen Datenlage.
„Wir sind begeistert von der Benutzerfreundlichkeit von EVANA360. EVANA kombiniert einen modernen Lebenszyklus-Datenraum mit der fortschrittlichsten künstlichen Intelligenz für die Immobilienbranche.“
Nico Schröder, Head of Innovation, Aachener Grundvermögen KVG
Mehr als nur Datenextraktion
Die Lösung basiert auf der bestehenden EVANA-Infrastruktur und lässt sich flexibel auf weitere Dokumenttypen und Anwendungsfälle ausrollen. So integrieren die Teams neue Dokumentarten schnell, definieren zusätzliche Datenpunkte und erweitern bestehende Prozesse. Die Zusammenarbeit mit der Aachener Grundvermögen KVG umfasst dabei mehrere Projekte: von der automatisierten Auswertung physischer Grundbücher für die Grundsteuererklärung über das KI-gestützte Energiemanagement bis hin zur breiten KI-Datenextraktion aus dem gesamten internationalen Dokumentenbestand.
Unternehmen erhalten dadurch eine skalierbare Lösung, um große Dokumentenmengen automatisiert zu analysieren und relevante Informationen über verschiedene Anwendungsbereiche hinweg strukturiert bereitzustellen.
Häufige Fragen zur KI-Datenextraktion
Bei der KI-Datenextraktion erkennt die KI zunächst automatisch den Dokumenttyp, etwa Mietvertrag, Abrechnung oder Wertgutachten, und liest anschließend die zuvor definierten Datenpunkte aus dem Fließtext aus. So entstehen aus unstrukturierten Dokumenten strukturierte, direkt auswertbare Daten, ganz ohne manuelle Erfassung.
EVANA verarbeitet unter anderem Mietverträge, Abrechnungen, Energieausweise, Wertgutachten und weitere Nachweise. Auch unterschiedliche Sprachen und Formate innerhalb eines internationalen Bestands erfasst die KI konsistent. Bei Bedarf ergänzen die Teams außerdem neue Dokumentarten.
EVANA stellt die Daten im benötigten Zielformat bereit, zum Beispiel als CSV, Excel oder über eine API. Damit sind sie ready to use und lassen sich unmittelbar in Reports und bestehende Systeme überführen.
Für die Aachener Grundvermögen KVG analysierte EVANA rund 15.000 internationale Dokumente automatisiert. Die relevanten Datenpunkte legten beide Teams gemeinsam mit den Fachbereichen fest, sodass die entstandene Datenbasis exakt zu den internen Anforderungen passt und als Grundlage für Reports und Entscheidungen dient.
Über EVANA
EVANA entwickelt KI-gestützte Lösungen zur Analyse großer Dokumentenmengen. Auf Basis der eigenen Infrastruktur erkennt, extrahiert und strukturiert die KI unstrukturierte Inhalte automatisiert. Unternehmen erhalten dadurch schneller Zugriff auf relevante Informationen und schaffen eine belastbare Datengrundlage für Analysen, Prozesse und Entscheidungen.
