Globaler Technologiekonzern optimiert Dokumentenverwaltung mit EVANA
Ein globaler Player im Bereich Optik und Optoelektronik verwaltete über Jahrzehnte hinweg mehr als zwei Millionen Dokumente – manuell, unstrukturiert und über viele Standorte verteilt. Gebäude mit einer Geschichte von bis zu 60 Jahren hatten im Laufe der Zeit enorme Dokumentenmengen angesammelt, die durch wechselnde Verantwortliche zunehmend unübersichtlicher wurden. Die manuelle Suche kostete Zeit und Geld, externe Partner konnten nicht effizient eingebunden werden und Entscheidungen verzögerten sich mangels klarer Datenbasis. Mit EVANA wurde eine skalierbare Lösung eingeführt, die die Dokumentenverwaltung grundlegend transformiert hat – standortweise, strukturiert und mit messbarem Ergebnis.
Problem
Über 2 Millionen Dokumente wurden manuell verwaltet – verteilt, unstrukturiert, teils nicht digitalisiert. Suche und Zusammenarbeit waren langsam, kostspielig und intransparent.
Lösung
EVANA wurde schrittweise pro Standort eingeführt: Dokumente klassifiziert, Dubletten eliminiert, externe Partner integriert und alle Prozesse auf eine einheitliche Plattform migriert.
Ergebnis
Bearbeitungszeiten um 25 % reduziert, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern deutlich effizienter, relevante Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar.
Jahrzehnte an Dokumenten – endlich in den Griff bekommen
Wenn Gebäude bis zu 60 Jahre alt sind und Dokumentenablagen über Jahrzehnte durch wechselnde Verantwortliche gewachsen sind, entsteht ein schwer durchdringbares Archiv. Welche Dokumente sind bereits digitalisiert? Wo liegen Dubletten? Welche Unterlagen fehlen? Diese Fragen ließen sich bislang kaum effizient beantworten.
EVANA wurde standortweise eingeführt, um genau diese Herausforderung zu lösen: Dokumente wurden zunächst zentral gesammelt, dann gesichtet, klassifiziert und bereinigt. Das Ergebnis ist eine strukturierte, vollständig durchsuchbare Datenbasis – für alle Standorte, alle Dokumenttypen, alle Beteiligten.
Strukturierte Migration – Standort für Standort
Die Einführung erfolgte schrittweise pro Standort, um Mitarbeitende aktiv einzubinden und Akzeptanz zu schaffen. Während der Migration wurden im bestehenden Dateisystem nur noch Leserechte vergeben, um Datenintegrität zu sichern. Dubletten wurden automatisch identifiziert und eliminiert.
Am Ende jedes Standort-Rollouts stand eine saubere, vollständig nutzbare Dokumentenbasis.
25 % schneller – und das ist erst der Anfang
Seit der Einführung von EVANA hat sich die Dokumentenverwaltung grundlegend verändert. Bearbeitungszeiten wurden um rund 25 % reduziert – ein messbarer Effekt auf Produktivität und Kosten. Relevante Dokumente und Informationen sind innerhalb von Sekunden auffindbar, externe Dienstleister können benötigte Unterlagen selbstständig abrufen und ablegen, und die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen ist geschaffen. Die nächsten Standorte für die Einführung sind bereits in Planung.
Externe Partner nahtlos integriert
Ein zentrales Ergebnis der Einführung: Externe Dienstleister sind nun vollständig in die Dokumentenprozesse eingebunden. Sie können benötigte Unterlagen eigenständig abrufen und ablegen – ohne manuelle Zwischenschritte, ohne Verzögerungen.
Das steigert die Effizienz auf beiden Seiten und sorgt für messbar höhere Zufriedenheit bei allen Beteiligten.
Datengetriebene Entscheidungen – in Echtzeit
Mit einer strukturierten, vollständig durchsuchbaren Dokumentenbasis verändert sich die Qualität von Entscheidungen grundlegend. Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung, Berichte lassen sich über Power BI abrufen und alle Daten können über eine offene REST-API ohne großen Aufwand an Drittsysteme wie ERP-Systeme synchronisiert werden. EVANA schafft damit nicht nur Ordnung im Dokumentenbestand – sondern die Grundlage für zukunftssichere, wettbewerbsfähige Prozesse.
„Seit der Einführung von EVANA profitiert unser Unternehmen von einem verbesserten Dokumentenmanagement, das es uns ermöglicht, relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden zu finden und somit die Effizienz erheblich zu steigern.“
Mehr als nur Dokumentenverwaltung
Die EVANA Plattform lässt sich flexibel auf weitere Standorte, Dokumenttypen und Anwendungsfälle ausweiten. Neue Standorte können schnell ongeboardet, zusätzliche Dokumentklassen integriert und bestehende Prozesse kontinuierlich erweitert werden. Neben dem klassischen Dokumentenmanagement unterstützt EVANA auch Transaktionsdatenräume – etwa beim Kauf oder Verkauf einzelner Objekte oder Standorte.
Unternehmen erhalten dadurch eine skalierbare, zukunftssichere Plattform für alle dokumentenbezogenen Prozesse – mit offener API-Anbindung, Power-BI-Integration und der Flexibilität, die globale Organisationen brauchen.
Über EVANA
EVANA entwickelt KI-gestützte Lösungen zur Analyse großer Dokumentenmengen. Auf Basis der eigenen Infrastruktur werden unstrukturierte Inhalte automatisiert erkannt, extrahiert und strukturiert bereitgestellt. Unternehmen erhalten dadurch schneller Zugriff auf relevante Informationen und schaffen eine belastbare Datengrundlage für Analysen, Prozesse und Entscheidungen.
