Kein digitaler Aktenschrank: KI-Dokumentenanalyse für Immobilienbestände

Die Diskussion über KI in der Immobilienwirtschaft kennt derzeit vor allem zwei Lager. Auf der einen Seite die Erwartung, dass sich in kurzer Zeit ganze Berufsbilder auflösen. Auf der anderen die Überzeugung, dass am Ende ohnehin alles beim Alten bleibt. Sebastian Deppe, VP Sales bei EVANA, hält beide Positionen für wenig hilfreich. Die Realität liege „wie immer in den Grautönen“. So seine Formulierung im Gespräch mit Handelsimmobilien Heute.

Das eigentliche Problem sitzt im Dokumentenbestand

Wer Immobilien über Jahrzehnte hält, verwaltet keine Datenbank, sondern einen gewachsenen Bestand: Mietverträge mit Nachträgen, Gutachten, Übergabeprotokolle, Rechnungen, Schriftverkehr. Vieles davon als PDF, manches als Scan, anderes liegt nicht digitalisiert im Aktenschrank.

Der übliche Reflex ist die Ablage. Die meisten Unternehmen nutzen dafür Anbieter wie SharePoint oder Dropbox. Dabei wachsen über Jahre unübersichtliche Ordnerstrukturen und Dokumentenfriedhöfe. Auch mit einheitlichen Regeln werden diese Systeme auf Dauer unübersichtlich.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft Ordnung, aber es beantwortet keine Frage. Wer wissen will, welche Verträge im Portfolio eine Indexierungsklausel mit bestimmtem Schwellenwert enthalten, sucht weiterhin von Hand.

Aufgabe	Klassisches DMS	EVANA
Dokumente ablegen und wiederfinden	ja	ja
Inhalte automatisch auslesen	nein	ja
Offene Fragen zum Bestand beantworten	nein	ja
Quellennachweis je Aussage	nein	ja
Übergabe strukturierter Daten an ERP und Bestandssysteme	eingeschränkt	ja
Abbildung von Objekt- bis Gesellschaftsebene	nein	ja

Nico Schröder von der Aachener Grundvermögen beschreibt die Ausgangslage präzise: Gesucht war „kein digitaler Aktenschrank“, sondern ein System, das die Prozessautomatisierung übernimmt und mit großen Dokumentenmengen umgehen kann. Wie das Projekt aufgesetzt ist, lesen Sie im Beitrag Datenextraktion per KI: Aachener Grundvermögen nutzt EVANA.

Was KI-Dokumentenanalyse konkret leistet

EVANA ist eine KI-Plattform für die Immobilienwirtschaft, die Daten aus Dokumenten, Prozessen und externen Quellen extrahiert, strukturiert und auswertbar macht. Mit EVANA sorgen wir für Struktur in Daten und Dokumenten. Die KI-Assistentin EVA analysiert Dokumente, extrahiert die relevanten Inhalte, strukturiert sie und übergibt sie in verwertbarer Form an die nachgelagerten Systeme. Statt stundenlanger Recherche in hunderten Dokumenten steht am Ende eine strukturierte Datenbasis.

Möglich wird das durch Domänenwissen, nicht durch ein Sprachmodell allein. EVANA AI, die Engine im Kern der Plattform, klassifiziert über 400 Dokumenttypen der Immobilien- und Rechtswelt, darunter Grundbuchauszüge, Miet- und Dienstleistungsverträge, Energieausweise, Bewertungsgutachten, Wartungsprotokolle und Nebenkostenabrechnungen. Trainiert wurde sie auf mehr als 20 Millionen relevanten Datenpunkten, seit der Gründung im Jahr 2015 und fortlaufend weiter. Erst diese Typisierung macht die Auswertung präzise genug für den produktiven Einsatz.

Für CEO Martin Teiber ist der nächste Schritt bereits Alltag. Mit Dokumenten zu sprechen sei „längst keine Vision mehr“. Nutzer stellen eine offene Frage und erhalten eine Antwort auf Basis aller hinterlegten Unterlagen, inklusive Schriftverkehr.

Der Unterschied zu allgemeinen Sprachmodellen wie ChatGPT, Claude oder Gemini liegt in der Nachvollziehbarkeit: Jede Aussage von EVA ist einzelnen Dokumenten zugeordnet, jedes Ergebnis wird mit Quellenangabe im Dokument ausgegeben. Was nicht belegt ist, wird nicht behauptet. Wie weit das trägt, zeigt der Use Case Fördermittelprüfung: Aus einem unstrukturierten Dokumentenstapel wird ein durchsuchbarer Datenraum, EVA beantwortet den Fragenkatalog, und der Antrag steht in Minuten statt in Tagen.

Saubere Daten sind die Voraussetzung, nicht das Nebenprodukt

Der Punkt, der in der KI-Debatte am häufigsten übersprungen wird: Jede Auswertung ist nur so belastbar wie die Datengrundlage darunter. Schröders Fazit dazu ist eindeutig.

Nur wenn man saubere Daten hat, kann man diese auch seriös analysieren und bewerten.

Nico Schröder, Aachener Grundvermögen

Das ist der Grund, warum EVANA nicht bei der Extraktion aufhört. Über EVANA360 lassen sich Strukturen von der Objekt- bis zur Gesellschaftsebene abbilden, bisherige Teillösungen werden zusammengeführt, und die Plattform dockt modular an bestehende Unternehmenssoftware an. Für international aufgestellte Teams kommt die mehrsprachige Verarbeitung hinzu. EVANA funktioniert zuverlässig über mehrere Sprachen hinweg, unabhängig davon, ob ein Dokument als PDF, Scan, Bild oder E-Mail-Anhang vorliegt.

Ein aktueller Baustein ist der KI-basierte Transaktionsdatenraum (EVANA TDR), verfügbar als Add-on für EVANA360 oder als eigenständige SaaS-Anwendung. Er funktioniert nutzungsartenübergreifend für sämtliche Immobilientransaktionen, ist ISO 27001-zertifiziert und in der Anwendung DSGVO-, BaFin- und DORA-konform. Ein Rollen- und Berechtigungssystem steuert den Zugriff von Käufern, Verkäufern und Beratern, ein zentrales Kommunikationsmodul strukturiert die Rückfragen im Q&A-Prozess. Wer schon einmal eine Due Diligence mit unvollständiger Dokumentenlage erlebt hat, weiß, wie viel an dieser Stelle von der Datenqualität abhängt.

Was das für die nächsten Jahre bedeutet

Martin Teibers Einschätzung ist unbequem: Die Marktteilnehmer müssten sich klar darüber werden, wie wichtig saubere Daten sind. Wer das nicht versteht, bringe sich mittelfristig ins Abseits.

Der Wettbewerbsvorteil entsteht dabei nicht durch das spektakulärste Modell, sondern durch die Fähigkeit, den eigenen Bestand jederzeit auswertbar zu halten. Das ist unspektakulär, aber es ist die Grundlage für alles Weitere.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen EVANA und einem Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem speichert und sortiert Dateien, wertet aber ihren Inhalt nicht aus. EVANA liest die Inhalte automatisiert aus, überführt sie in strukturierte Daten und beantwortet darauf aufbauend inhaltliche Fragen zum gesamten Bestand. Beide Systeme schließen sich nicht aus: EVANA lässt sich an ein bestehendes DMS anbinden.

Warum reicht ChatGPT für Immobiliendokumente nicht aus?

Allgemeine Sprachmodelle liefern Antworten ohne belastbaren Nachweis der Quelle und sind nicht auf immobilienspezifische Dokumenttypen trainiert. EVANA ordnet jede Aussage dem zugrunde liegenden Dokument zu und arbeitet mit über 400 Dokumenttypen aus der Immobilien- und Rechtswelt. Für Entscheidungen mit rechtlicher oder wirtschaftlicher Tragweite ist diese Nachvollziehbarkeit die Voraussetzung.

Welche Dokumente kann EVANA verarbeiten?

EVANA verarbeitet die gängigen Dokumentenarten der Immobilienwirtschaft, darunter Grundbuchauszüge, Miet- und Dienstleistungsverträge, Energieausweise, Bewertungsgutachten, Wartungsprotokolle und Nebenkostenabrechnungen. Verarbeitet werden digitale Dateien ebenso wie Scans, Bilder und E-Mail-Anhänge, mehrsprachig und ohne Vorsortieren.

Wie zuverlässig erkennt die KI ein Dokument?

Die Trefferwahrscheinlichkeit bei der Klassifizierung liegt bei über 98 Prozent. Grundlage sind mehr als 20 Millionen Datenpunkte im Training und eine Kombination aus Deep-Learning-Verfahren, die sowohl den Text als auch das Rohbild eines Dokuments auswerten. Klassifiziert wird erst, wenn ein einstellbarer Schwellenwert erreicht ist.

Ist der Einsatz DSGVO- und aufsichtsrechtlich konform?

Ja. Der Transaktionsdatenraum ist ISO 27001-zertifiziert und in der Anwendung DSGVO-, BaFin- und DORA-konform. Damit ist der Einsatz auch für regulierte Adressen wie Kapitalverwaltungsgesellschaften und institutionelle Bestandshalter geeignet.

Was ist ein KI-basierter Transaktionsdatenraum?

Ein KI-basierter Transaktionsdatenraum ist ein digitaler Datenraum für Immobilientransaktionen, der die eingestellten Dokumente nicht nur bereitstellt, sondern automatisiert klassifiziert, ausliest und auswertbar macht. Für die Due Diligence bedeutet das: Der Bestand ist ab dem ersten Tag durchsuchbar und inhaltlich abfragbar, statt erst manuell gesichtet werden zu müssen.

Zur Quelle

Das vollständige Interview mit Martin Teiber, Sebastian Deppe und Nico Schröder ist am 9. Juli 2026 unter dem Titel „Mit Dokumenten zu sprechen, ist für uns längst Realität“ in Handelsimmobilien Heute erschienen. Zum Interview auf hi-heute.de