EVANA: Wie viel kostet manuelle Dokumentenarbeit?

Über 100.000 € Einsparpotenzial: Nur durch smarteres Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement für Immobilien klingt nach einem IT-Thema. In Wirklichkeit ist es eines der größten Hebel für messbare Kosteneinsparungen im Asset und Property Management.

Erfahren Sie, wie Immobilienunternehmen mit EVANA über 100.000 € jedes Jahr einsparen. Unsere KI automatisiert die Dokumentenablage und macht die zeitraubende Suche nach Unterlagen ein für alle Mal überflüssig.

Asset Manager und Property Manager verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit nicht mit Entscheidungen, sondern mit Dokumenten. Ablegen, benennen, klassifizieren, suchen, wieder suchen.

Was sich im Alltag nach kleinen Reibungsverlusten anfühlt, summiert sich über ein ganzes Portfolio zu einem erheblichen Kostenfaktor mit messbarem ROI. Wir zeigen Ihnen wo das Geld verloren geht, und wie Sie es zurückbekommen.

40 Stunden pro Asset sparen: So automatisiert EVANA die Dokumentenablage

Mietverträge, Grundbuchauszüge, Energieausweise, Wartungsprotokolle. Jedes Asset bringt eine Flut an Dokumenten mit sich, die klassifiziert, benannt und an der richtigen Stelle abgelegt werden müssen. Manuell, immer wieder, für jedes Objekt im Portfolio. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) schafft da Abhilfe.

Was sich im Alltag nach kleiner Routinearbeit anfühlt, summiert sich zu einem erheblichen Kostenfaktor. Die Praxis zeigt: Im Vergleich zur manuellen Dokumentenbearbeitung spart EVANA durchschnittlich mehr als 40 Stunden pro Asset und Jahr.

EVANA erkennt und verarbeitet automatisch alle dokumententypen die im Immobilienmanagement anfallen: Mietverträge, Grundbuchauszüge, Energieausweise, Wartungsprotokolle, Exposés, Teilungserklärungen und vieles mehr. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um ein PDF, ein eingescanntes Papierdokument, ein Bild oder ein mehrsprachiges Dokument handelt. EVANA liest, klassifiziert und benennt, vollautomatisch und formatunabhängig.

Das bedeutet in der Praxis: Jedes neu eingehende Dokument landet ohne manuellen Eingriff an der richtigen Stelle, mit dem richtigen Namen, dem richtigen Asset zugeordnet. Bei einem Portfolio von 50 Assets summiert sich das auf über 2.000 eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr.

Und das ist erst der Anfang. Denn ein gut abgelegtes Dokument nützt nur dann wirklich, wenn man es im entscheidenden Moment auch findet.

Nie wieder Dokumente suchen: EVA macht es in Sekunden

Dokumente ablegen ist das eine. Sie im richtigen Moment wiederzufinden, das andere. Laut einer Studie von ABBYY verbringen Mitarbeitende im Durchschnitt täglich mehr als 60 bis 90 Minuten damit, nach relevanten Unterlagen und Daten zu suchen. In Unternehmen mit komplexen Portfolios, vielen Beteiligten und wild gewachsenen Ordnerstrukturen ist dieser Wert oft noch höher.

Was sich nach einem kleinen Alltagsproblem anhört, ist in Wirklichkeit einer der größten versteckten Kostentreiber im Immobilienmanagement. Denn die Zeit die ein Asset Manager oder Property Manager mit Suchen verbringt, fehlt bei Portfolioentscheidungen, Mieterbeziehungen und Transaktionsvorbereitungen.

Mit EVANA sparen Sie bis zu 10.000 € jährlich ein.

EVANA verkürzt die Dokumentensuche auf zwei Wegen. Erstens durch die smarte Struktur selbst: Alle Dokumente werden automatisch klassifiziert, getaggt und inhaltlich erschlossen, sodass sich relevante Unterlagen schnell und intuitiv finden lassen.

Zweitens durch EVA, den integrierten KI-Assistenten für Immobilien. Wer nicht selbst suchen möchte, stellt seine Frage direkt an EVA und bekommt das gesuchte Dokument sofort ausgespielt, egal ob es sich um einen Mietvertrag aus 2015, ein aktuelles Gutachten oder eine interne Korrespondenz handelt.

Was das für euer Portfolio bedeutet

Das Einsparpotenzial durch EVANA ist messbar, und es ist erheblich. Ein mittelgroßes Immobilienunternehmen mit 50 Assets, 2 Asset Managern und 4 Property Managern kommt auf folgendes Ergebnis:

Manuelle Dokumentenarbeit ist einer der größten versteckten Kostentreiber im Immobilienmanagement, beim Ablegen, beim Finden, bei jedem einzelnen Asset. EVANA begegnet beiden Herausforderungen mit einer smarten KI-Lösung die nicht nur automatisiert, sondern aktiv mit dem Team zusammenarbeitet. Weniger Zeitverlust, weniger Fehler, mehr Fokus auf das was wirklich zählt.

Machen Sie sich das Leben einfacher. Schauen Sie sich EVANA in einer persönlichen Demo an und sehen Sie selbst, was in Ihrem Portfolio möglich ist.

Jetzt ROI mit EVANA selbst berechnen

Mit EVANA sparen Sie nicht nur Kosten, sondern treffen auch bessere Entscheidungen. Wir zeigen Ihnen gerne wie.

Quellen

ABBYY: Mitarbeiter verlieren bis zu einem Tag pro Woche bei der Suche nach Dokumenten der-prozessmanager.de

Umweltdialog: Deutsche Büroangestellte suchen täglich bis zu zwei Stunden nach Dokumenten umweltdialog.de

EVANA: Interne Erhebung zur Zeitersparnis durch automatisierte Klassifikation, Benennung und Datenextraktion von Dokumenten