Intelligentes Dokumentenmanagement ist der zentrale Teil der DNA von EVANA. Das wird niemanden überraschen, der sich mit unseren Produkten beschäftigt hat. Doch wir bringen unser Engagement nicht nur in der Produktentwicklung, sondern auch in wichtigen Gremien ein. Deshalb engagieren wir uns in der gif-Kompetenzgruppe Datenmanagement. Gemeinsam mit zahlreichen Akteuren verfolgen wir dort das Ziel, Standards für ein modernes Datenmanagement auf Basis von branchenweit gültigen Richtlinien und Empfehlungen zu etablieren. Seit Aufnahme der Arbeit konnten wir unter anderem gemeinsame Standards zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems (DMS) entwickeln. Und nur mit Standards funktioniert die Digitalisierung – davon sind wir überzeugt.

Doch auch Standards müssen angepasst werden. Aus diesem Grund haben wir nun ein Upgrade der gif DMS-Richtlinie veröffentlicht. Dadurch wird der Standard erstmalig um die Dimensionen-Logik erweitert. Was kompliziert klingt, ist einfach erklärt: Durch die neue Logik können Dokumente und Informationen deutlich schneller gefunden werden – und zwar ordnerübergreifend. Vorbei ist also die Zeit des zeitfressenden Durchstöberns von Ordnern. Und nicht nur das: Durch die neue Logik wird auch die Einbindung der EVANA AI in jedes Dokumentenmanagement vereinfacht.

Im gleichen Arbeitsschritt hat die gif die Dokumentenklassen in der Richtlinie deutlich erweitert – von bisher 62 auf nunmehr 164. Das führt zu einer höheren Detailtiefe für Investoren, Asset Manager, Property Manager und Berater, die mit dem neuen Standard anbieten. Für uns erleichtert diese Erweiterung gleichzeitig das Training unserer EVANA AI. Schließlich können wir nun noch präziser sein bei der Benennung und Sortierung von Dokumenten.

„Das neue Upgrade ist ein Turbo für die Digitalisierung des Dokumentenmanagements und ein weiterer wichtiger Zwischenerfolg unserer Kompetenzgruppe. Wir konnten mit der Richtlinie viele Herausforderungen, die an einen Branchenstandard gestellt werden, erfolgreich lösen und seine Praxisfähigkeit verbessern. Doch wir sind lange nicht am Ende unserer Arbeit, sondern haben noch großes vor“, meint unser Mitgründer und CIPO Sascha Donner, der gleichzeitig auch stellvertretender Leiter der gif-Projektgruppe Datenraum und Dokumentenmanagement-Systeme ist.

Die Umsetzung des Upgrades der gif DMS-Richtlinie bei EVANA haben wir hier genauer erläutert: https://youtu.be/aLkHU2otgcc