Von Sascha Donner, CIPO der EVANA AG

Wie werden wir in Zukunft arbeiten? Diese Frage treibt Forscher, Digitalisierungsverantwortliche und Unternehmenslenker gleichermaßen an. Eines sei vorweg gesagt: Wenn ich die Antwort darauf hätte, dann hätte ich sie schon längst verraten – und ein Geschäftsmodell entwickelt, um diese Zukunft schon heute herbeizuführen.

Aber gewissermaßen haben wir das mit EVANA ja sogar getan – zumindest für einen wichtigen Teil der Immobilienwirtschaft. Die Künstliche Intelligenz, deren Entwicklung und Entfaltungsmöglichkeiten wir vorantreiben, wird die Art und Weise des Asset Managements komplett verändern. Doch zum Schluss wird dann doch alles beim Alten bleiben. 

Das klingt etwas kompliziert, doch eigentlich ist es simpel. Deutlich wird es, wenn man sich das vermeintlich analoge Asset Management unserer Zeit von Anfang bis Ende anschaut. Viele Abläufe, die wir heute sehen, sind schlichtweg zeitfressend und ineffizient. Schauen Sie sich einmal Ihren eigenen Arbeitsablauf an: Wie oft wechseln Sie stündlich zwischen verschiedenen Softwareanwendungen? Wie oft wechseln Sie zwischen digitalen und analogen Dokumenten? Wie viele der von Ihnen benötigten Daten liegen Ihnen so vor, dass Sie in Sekundenschnelle und von überall darauf zugreifen können? Vermutlich sind es weniger als 50%, so die Ergebnisse einer Befragung mehrere großer Asset Managemer. Den Rest schließen wir durch Suchen und Zusammenstellen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen. 

Künstliche Intelligenz setzt genau dort an, wo Ineffizienzen im Asset Management auftreten, etwa bei der strukturierten Dateiablage oder der Datenextraktion. Wenn nach einer Transaktion eine neue Immobilie in ein verwaltetes Portfolio übernommen wird, fällt viel Papierkram und Zeitaufwand für die Datenintegration an. Miet- und Kaufverträge, Dienstleisterverträge, Stammdaten zu Mieteinheiten, Daten aus Gutachten, Gewährleistungen und vieles mehr. Die übernommenen Dokumente enthalten sehr wichtige Informationen über eine Immobilie und ihre Bewirtschaftung. Die Aufnahme der Dokumente und Dateien in die verschiedenen Systeme des Asset Managers dauert zum Teil Wochen bis Monate. Werden Dateien nicht direkt in die unternehmenseigene Struktur übernommen, entstehen ineffizient zu pflegende Parallelstrukturen. 

Diese Tätigkeiten gehören heute zum Alltag von Asset Managern und nehmen sehr viel wertvolle Arbeitszeit in Anspruch. Das muss und wird sich ändern. Schließlich sieht das originäre Tätigkeitsfeld von spezialisierten Asset Managern eben nicht die Datenraum- und Datenbankpflege vor, sondern vielmehr die Arbeit mit den Assets zu Gunsten der Auftraggeber und Nutzer. Dafür trainieren wir unsere EVANA AI, die diese lästigen Aufgaben übernimmt. Unser Algorithmus erkennt die Dokumentenarten, extrahiert die relevanten Informationen und legt sie am richtigen Ort und der richtigen Struktur – etwa nach gif-Standard – ab. Extrahierte Informationen werden mit Daten aus anderen Quellen verknüpft und automatisch in Reports und digitale Workflows übernommen. Dadurch sparen Asset Manager viel wertvolle Arbeit. Unsere Nutzer sind überzeugt, dass auf diese Weise bis zu 60% der nicht wertschöpfenden Routineaufgaben bereits teilautomatisiert ablaufen können. Tendenz steigend.

Ihre Arbeit ändert sich also komplett – im positiven Sinne. Das meint nicht nur den Umgang mit IT-Systemen, sondern vielmehr den Alltag. Durch die gewonnene Zeit werden Ressourcen für sehr viel wertvollere Aufgaben frei, die eine KI nicht oder nicht zufriedenstellend übernehmen kann. Die persönliche Betreuung von Investoren und Mietern, intuitiven Entscheidungen auf Basis der menschlichen Erfahrung und die am Ende gezielte Steuerung der Immobilienportfolios auf einer neuen, besseren Datengrundlage sind nur einige wenige Beispiele dafür. 

Das Asset Management steht an einem Scheideweg. Technologie bedeutet einen neuen, einen anderen Arbeitsalltag. Und doch ändert sie nichts, schließlich sind genau die gleichen Erfahrungswerte, Qualitäten und Fähigkeiten von Asset Managern entscheidend wie in den letzten Jahrzehnten. Asset Management bleibt, wie es ist und wird eben vollkommen anders sein als das, was wir heute kennen. Und das ist gut so.