KI-Algorithmen: effizienter Schutz vor DSGVO-Verstößen in der Wohnungswirtschaft
Seit dem Inkrafttreten der neuen DSGVO im Jahr 2018 stehen Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Der Schutz, aber vor allem auf das Löschen personenbezogener Daten hat noch einmal zusätzlich an Bedeutung gewonnen und wird mit hohen Bußgeldern abgestraft.
Die Datenproblematik in der Immobilienwirtschaft
Eine wesentliche Voraussetzung für effektiven Datenschutz ist ein gut gepflegtes und strukturiertes Daten- bzw. Dokumentenmanagement. Aufgrund der nur langsam voranschreitenden Digitalisierung in der Immobilienwelt sieht es jedoch aktuell in vielen Unternehmen wie folgt aus: Daten sind unverknüpft, unstrukturiert, zum Teil noch analog vorhanden und – entgegen der ausdrücklichen Vorgaben der DSGVO – in verschiedenen Systemen abgelegt. Zudem kommt es immer wieder vor, dass Altakten stur digitalisiert und letztendlich als ein einziger Datensatz abgespeichert werden. Eine differenzierte Betrachtung der Einzeldokumente ist demnach nur noch mit sehr hohem Zeit- und Arbeitsaufwand möglich. Werden Verträge gekündigt, Speicherfristen laufen aus oder Personen machen von ihrem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch, müssen laut DSGVO alle personenbezogenen Daten mühselig aus den unterschiedlichen Systemen gelöscht werden. Dieser Prozess bedarf nicht nur einer Vielzahl an Personal, sondern kostet vor allem jede Menge Zeit und Geld.
Cleveres Dokumentenmanagement mit künstlicher Intelligenz
Eine Möglichkeit das Daten-Dilemma und eventuell damit verbundenen Bußgeldern zu entgehen, ist der Einsatz von Technologie. Die EVANA AI ist eine speziell auf die Erkennung und Auswertung von Immobiliendokumenten trainierte künstliche Intelligenz, die 250 verschiedene Dokumententypen mit einer Erfolgsquote von bis zu 95 Prozent erkennt. Der Einsatz der EVANA AI im Zusammenhang mit dem Auffinden und Löschen personenbezogener Daten umfasst drei Schritte:
- Zunächst werden alle Dokumente automatisch analysiert, wobei mit Hilfe der KI des Schneidetools Sammelscans in Einzeldokumente aufgeteilt werden.
- Anschließend werden die Dokumente identifiziert und auf einen Bezug hinsichtlich personenbezogener Daten analysiert.
- Zum Schluss werden alle Dokumente nach einer einheitlichen Logik gespeichert und abgelegt. Dokumente mit personenbezogenen Daten werden nachweisbar gelöscht.
Dank der strukturierten Ablage der Daten erhält der Anwender am Ende ein vollkommend bereinigtes, digitales und optimiertes Daten- und Dokumentenmanagement. Analoge und digitale Daten werden endlich zusammengefasst und liegen als Smart Data vor. Die automatische Verknüpfung von Daten führt zudem zu einer Reduktion der zur Datensuche aufgewandten Zeit von 20 Prozent im Monat.