{"id":2698,"date":"2026-04-15T18:08:50","date_gmt":"2026-04-15T16:08:50","guid":{"rendered":"https:\/\/evana.ai\/?p=2698"},"modified":"2026-07-03T16:02:02","modified_gmt":"2026-07-03T14:02:02","slug":"dokumentenmanagement-corporate-real-estate","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/evana.ai\/eng\/dokumentenmanagement-corporate-real-estate\/","title":{"rendered":"Corporate Real Estate (CREM) – 2 Mio Dokumente effizient verwalten"},"content":{"rendered":"

Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate: wie ein globaler Technologiekonzern 2 Mio Dokumente meistert<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Ein globaler Player im Bereich Optik und Optoelektronik verwaltete \u00fcber Jahrzehnte mehr als zwei Millionen Dokumente: manuell, unstrukturiert und \u00fcber viele Standorte verteilt. Genau hier zeigt sich, warum professionelles Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate \u00fcber Effizienz und Kosten entscheidet. Geb\u00e4ude mit einer Geschichte von bis zu 60 Jahren sammelten im Laufe der Zeit enorme Dokumentenmengen an, und wechselnde Verantwortliche machten die Ablage zunehmend un\u00fcbersichtlicher. Die manuelle Suche kostete Zeit und Geld, externe Partner lie\u00dfen sich kaum effizient einbinden und Entscheidungen verz\u00f6gerten sich mangels klarer Datenbasis. Mit EVANA f\u00fchrte das Unternehmen deshalb eine skalierbare L\u00f6sung ein, die das Dokumentenmanagement grundlegend ver\u00e4ndert: standortweise, strukturiert und mit messbarem Ergebnis.<\/p>\n\n\n\n

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Problem<\/h3>\n\n\n\n

\u00dcber 2 Millionen Dokumente lagen manuell verwaltet vor: verteilt, unstrukturiert, teils nicht digitalisiert. Suche und Zusammenarbeit blieben deshalb langsam, kostspielig und intransparent.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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L\u00f6sung<\/h3>\n\n\n\n

EVANA startete schrittweise pro Standort. Die Plattform klassifizierte Dokumente, entfernte Dubletten, band externe Partner ein und \u00fcberf\u00fchrte anschlie\u00dfend alle Prozesse auf eine einheitliche Basis.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Ergebnis<\/h3>\n\n\n\n

Die Bearbeitungszeiten sanken um 60 %, die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern lief deutlich effizienter und relevante Dokumente erscheinen jetzt in Sekundenschnelle.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate: Jahrzehnte an Dokumenten im Griff<\/h2>\n\n\n\n

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Wenn Geb\u00e4ude bis zu 60 Jahre alt sind und Dokumentenablagen \u00fcber Jahrzehnte durch wechselnde Verantwortliche wachsen, entsteht ein schwer durchdringbares Archiv. Welche Dokumente liegen bereits digitalisiert vor? Wo verstecken sich Dubletten? Welche Unterlagen fehlen? Diese Fragen lie\u00dfen sich bislang kaum effizient beantworten.<\/p>\n\n\n\n

Genau hier setzt strukturiertes Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate an. EVANA startete standortweise: Zun\u00e4chst sammelte das Team die Dokumente zentral, anschlie\u00dfend sichtete, klassifizierte und bereinigte es die Best\u00e4nde. So entstand eine strukturierte, vollst\u00e4ndig durchsuchbare Datenbasis f\u00fcr alle Standorte, alle Dokumenttypen und alle Beteiligten.<\/p>\n\n\n\n

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Strukturierte Migration, Standort f\u00fcr Standort<\/h3>\n\n\n\n

Die Einf\u00fchrung erfolgte bewusst schrittweise pro Standort, denn so band das Projekt die Mitarbeitenden aktiv ein und schuf Akzeptanz. W\u00e4hrend der Migration behielt das bestehende Dateisystem nur noch Leserechte, wodurch die Datenintegrit\u00e4t jederzeit gesichert blieb. Dubletten erkannte und entfernte die Plattform dabei automatisch.<\/p>\n\n\n\n

Am Ende jedes Standort-Rollouts stand somit eine saubere, vollst\u00e4ndig nutzbare Dokumentenbasis.<\/p>\n\n\n\n

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Jetzt EVANA kennenlernen<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
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\"Dokumentenmanagement<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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60 % schneller, und das ist erst der Anfang<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Seit der Einf\u00fchrung von EVANA arbeitet das Unternehmen sp\u00fcrbar anders. Die Bearbeitungszeiten sanken um rund 60 %, was Produktivit\u00e4t und Kosten unmittelbar verbessert. Relevante Dokumente und Informationen erscheinen innerhalb von Sekunden, externe Dienstleister rufen ben\u00f6tigte Unterlagen selbstst\u00e4ndig ab und legen sie ebenso eigenst\u00e4ndig ab. Damit steht au\u00dferdem die Grundlage f\u00fcr datengetriebene Entscheidungen. Die n\u00e4chsten Standorte stehen bereits in Planung.<\/p>\n\n\n\n

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\"Mit<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Externe Partner nahtlos integriert<\/h3>\n\n\n\n

Ein zentrales Ergebnis der Einf\u00fchrung betrifft die externen Dienstleister: Sie arbeiten jetzt vollst\u00e4ndig in den Dokumentenprozessen mit. Ben\u00f6tigte Unterlagen rufen sie eigenst\u00e4ndig ab und legen sie ebenso eigenst\u00e4ndig ab, ganz ohne manuelle Zwischenschritte und ohne Verz\u00f6gerungen.<\/p>\n\n\n\n

Das steigert die Effizienz auf beiden Seiten und sorgt zudem f\u00fcr messbar h\u00f6here Zufriedenheit bei allen Beteiligten.<\/p>\n\n\n\n

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Jetzt Demo buchen!<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Datengetriebene Entscheidungen in Echtzeit<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Eine strukturierte, vollst\u00e4ndig durchsuchbare Dokumentenbasis ver\u00e4ndert die Qualit\u00e4t von Entscheidungen grundlegend. Informationen stehen in Echtzeit bereit, Berichte laufen \u00fcber Power BI und eine offene REST-API synchronisiert alle Daten ohne gro\u00dfen Aufwand mit Drittsystemen wie ERP-Software. So schafft EVANA nicht nur Ordnung im Dokumentenbestand, sondern zugleich die Grundlage f\u00fcr zukunftssichere, wettbewerbsf\u00e4hige Prozesse.<\/p>\n\n\n\n

\u201eSeit der Einf\u00fchrung von EVANA profitiert unser Unternehmen von einem verbesserten Dokumentenmanagement, das es uns erm\u00f6glicht, relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden zu finden und somit die Effizienz erheblich zu steigern.“<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n

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Mehr als Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

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Die EVANA Plattform<\/a> w\u00e4chst flexibel mit weiteren Standorten, Dokumenttypen und Anwendungsf\u00e4llen. Neue Standorte onboardet das Team schnell, zus\u00e4tzliche Dokumentklassen integriert es laufend und bestehende Prozesse erweitert es kontinuierlich. Neben dem klassischen Dokumentenmanagement im Corporate Real Estate unterst\u00fctzt EVANA au\u00dferdem Transaktionsdatenr\u00e4ume<\/a>, etwa beim Kauf oder Verkauf einzelner Objekte oder Standorte.<\/p>\n\n\n\n

Dadurch erhalten Unternehmen eine skalierbare, zukunftssichere Plattform f\u00fcr alle dokumentenbezogenen Prozesse, mit offener API-Anbindung, Power-BI-Integration und der Flexibilit\u00e4t, die globale Organisationen brauchen.
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\u00dcber EVANA<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

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EVANA entwickelt KI-gest\u00fctzte L\u00f6sungen f\u00fcr das Dokumentenmanagement<\/a> und analysiert damit gro\u00dfe Dokumentenmengen. Auf Basis der eigenen Infrastruktur erkennt, extrahiert und strukturiert die KI unstrukturierte Inhalte automatisiert. Dadurch greifen Unternehmen schneller auf relevante Informationen zu und schaffen eine belastbare Datengrundlage f\u00fcr Analysen, Prozesse und Entscheidungen.<\/p>\n\n\n\n

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Mehr als zwei Millionen Dokumente. Dokumentenverwaltung 25 % schneller. Mit EVANA.<\/p>","protected":false},"author":8,"featured_media":2798,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"disabled","footer-sml-layout":"","theme-transparent-header-meta":"","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center 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