{"id":2698,"date":"2026-04-15T18:08:50","date_gmt":"2026-04-15T16:08:50","guid":{"rendered":"https:\/\/evana.ai\/?p=2698"},"modified":"2026-04-23T12:45:52","modified_gmt":"2026-04-23T10:45:52","slug":"optik-optoelektronik-2-mio-dokumente-effizient-verwaltet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/evana.ai\/eng\/optik-optoelektronik-2-mio-dokumente-effizient-verwaltet\/","title":{"rendered":"Optik & Optoelektronik \u2013 2 Mio. Dokumente effizient verwaltet"},"content":{"rendered":"

Globaler Technologiekonzern optimiert Dokumentenverwaltung mit EVANA<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Ein globaler Player im Bereich Optik und Optoelektronik verwaltete \u00fcber Jahrzehnte hinweg mehr als zwei Millionen Dokumente \u2013 manuell, unstrukturiert und \u00fcber viele Standorte verteilt. Geb\u00e4ude mit einer Geschichte von bis zu 60 Jahren hatten im Laufe der Zeit enorme Dokumentenmengen angesammelt, die durch wechselnde Verantwortliche zunehmend un\u00fcbersichtlicher wurden. Die manuelle Suche kostete Zeit und Geld, externe Partner konnten nicht effizient eingebunden werden und Entscheidungen verz\u00f6gerten sich mangels klarer Datenbasis. Mit EVANA wurde eine skalierbare L\u00f6sung eingef\u00fchrt, die die Dokumentenverwaltung grundlegend transformiert hat \u2013 standortweise, strukturiert und mit messbarem Ergebnis.<\/p>\n\n\n\n

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Problem<\/h3>\n\n\n\n

\u00dcber 2 Millionen Dokumente wurden manuell verwaltet \u2013 verteilt, unstrukturiert, teils nicht digitalisiert. Suche und Zusammenarbeit waren langsam, kostspielig und intransparent.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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L\u00f6sung<\/h3>\n\n\n\n

EVANA wurde schrittweise pro Standort eingef\u00fchrt: Dokumente klassifiziert, Dubletten eliminiert, externe Partner integriert und alle Prozesse auf eine einheitliche Plattform migriert.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Ergebnis<\/h3>\n\n\n\n

Bearbeitungszeiten um 25 % reduziert, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern deutlich effizienter, relevante Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Jahrzehnte an Dokumenten \u2013 endlich in den Griff bekommen<\/h2>\n\n\n\n

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Wenn Geb\u00e4ude bis zu 60 Jahre alt sind und Dokumentenablagen \u00fcber Jahrzehnte durch wechselnde Verantwortliche gewachsen sind, entsteht ein schwer durchdringbares Archiv. Welche Dokumente sind bereits digitalisiert? Wo liegen Dubletten? Welche Unterlagen fehlen? Diese Fragen lie\u00dfen sich bislang kaum effizient beantworten. <\/p>\n\n\n\n

EVANA wurde standortweise eingef\u00fchrt, um genau diese Herausforderung zu l\u00f6sen: Dokumente wurden zun\u00e4chst zentral gesammelt, dann gesichtet, klassifiziert und bereinigt. Das Ergebnis ist eine strukturierte, vollst\u00e4ndig durchsuchbare Datenbasis \u2013 f\u00fcr alle Standorte, alle Dokumenttypen, alle Beteiligten. <\/p>\n\n\n\n

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Strukturierte Migration \u2013 Standort f\u00fcr Standort<\/h3>\n\n\n\n

Die Einf\u00fchrung erfolgte schrittweise pro Standort, um Mitarbeitende aktiv einzubinden und Akzeptanz zu schaffen. W\u00e4hrend der Migration wurden im bestehenden Dateisystem nur noch Leserechte vergeben, um Datenintegrit\u00e4t zu sichern. Dubletten wurden automatisch identifiziert und eliminiert. <\/p>\n\n\n\n

Am Ende jedes Standort-Rollouts stand eine saubere, vollst\u00e4ndig nutzbare Dokumentenbasis.<\/p>\n\n\n\n

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Jetzt EVANA kennenlernen<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
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\"\"<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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25 % schneller \u2013 und das ist erst der Anfang<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Seit der Einf\u00fchrung von EVANA hat sich die Dokumentenverwaltung grundlegend ver\u00e4ndert. Bearbeitungszeiten wurden um rund 25 % reduziert \u2013 ein messbarer Effekt auf Produktivit\u00e4t und Kosten. Relevante Dokumente und Informationen sind innerhalb von Sekunden auffindbar, externe Dienstleister k\u00f6nnen ben\u00f6tigte Unterlagen selbstst\u00e4ndig abrufen und ablegen, und die Grundlage f\u00fcr datengetriebene Entscheidungen ist geschaffen. Die n\u00e4chsten Standorte f\u00fcr die Einf\u00fchrung sind bereits in Planung.<\/p>\n\n\n\n

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\"Dokumente<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Externe Partner nahtlos integriert<\/h3>\n\n\n\n

Ein zentrales Ergebnis der Einf\u00fchrung: Externe Dienstleister sind nun vollst\u00e4ndig in die Dokumentenprozesse eingebunden. Sie k\u00f6nnen ben\u00f6tigte Unterlagen eigenst\u00e4ndig abrufen und ablegen \u2013 ohne manuelle Zwischenschritte, ohne Verz\u00f6gerungen. <\/p>\n\n\n\n

Das steigert die Effizienz auf beiden Seiten und sorgt f\u00fcr messbar h\u00f6here Zufriedenheit bei allen Beteiligten.<\/p>\n\n\n\n

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Jetzt Demo buchen!<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Datengetriebene Entscheidungen \u2013 in Echtzeit<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

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Mit einer strukturierten, vollst\u00e4ndig durchsuchbaren Dokumentenbasis ver\u00e4ndert sich die Qualit\u00e4t von Entscheidungen grundlegend. Informationen stehen in Echtzeit zur Verf\u00fcgung, Berichte lassen sich \u00fcber Power BI abrufen und alle Daten k\u00f6nnen \u00fcber eine offene REST-API ohne gro\u00dfen Aufwand an Drittsysteme wie ERP-Systeme synchronisiert werden. EVANA schafft damit nicht nur Ordnung im Dokumentenbestand \u2013 sondern die Grundlage f\u00fcr zukunftssichere, wettbewerbsf\u00e4hige Prozesse.<\/p>\n\n\n\n

\u201eSeit der Einf\u00fchrung von EVANA profitiert unser Unternehmen von einem verbesserten Dokumentenmanagement, das es uns erm\u00f6glicht, relevante Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden zu finden und somit die Effizienz erheblich zu steigern.“<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n

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Mehr als nur Dokumentenverwaltung<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

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Die EVANA Plattform l\u00e4sst sich flexibel auf weitere Standorte, Dokumenttypen und Anwendungsf\u00e4lle ausweiten. Neue Standorte k\u00f6nnen schnell ongeboardet, zus\u00e4tzliche Dokumentklassen integriert und bestehende Prozesse kontinuierlich erweitert werden. Neben dem klassischen Dokumentenmanagement unterst\u00fctzt EVANA auch Transaktionsdatenr\u00e4ume \u2013 etwa beim Kauf oder Verkauf einzelner Objekte oder Standorte.<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen erhalten dadurch eine skalierbare, zukunftssichere Plattform f\u00fcr alle dokumentenbezogenen Prozesse \u2013 mit offener API-Anbindung, Power-BI-Integration und der Flexibilit\u00e4t, die globale Organisationen brauchen.
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\u00dcber EVANA<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

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EVANA entwickelt KI-gest\u00fctzte L\u00f6sungen zur Analyse gro\u00dfer Dokumentenmengen. Auf Basis der eigenen Infrastruktur werden unstrukturierte Inhalte automatisiert erkannt, extrahiert und strukturiert bereitgestellt. Unternehmen erhalten dadurch schneller Zugriff auf relevante Informationen und schaffen eine belastbare Datengrundlage f\u00fcr Analysen, Prozesse und Entscheidungen.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

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Mit EVANA.<\/p>","protected":false},"author":8,"featured_media":2706,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"site-sidebar-layout":"default","site-content-layout":"","ast-site-content-layout":"","site-content-style":"default","site-sidebar-style":"default","ast-global-header-display":"","ast-banner-title-visibility":"","ast-main-header-display":"","ast-hfb-above-header-display":"","ast-hfb-below-header-display":"","ast-hfb-mobile-header-display":"","site-post-title":"","ast-breadcrumbs-content":"","ast-featured-img":"disabled","footer-sml-layout":"","theme-transparent-header-meta":"","adv-header-id-meta":"","stick-header-meta":"","header-above-stick-meta":"","header-main-stick-meta":"","header-below-stick-meta":"","astra-migrate-meta-layouts":"","ast-page-background-enabled":"default","ast-page-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-4)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-gradient":""}},"ast-content-background-meta":{"desktop":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-gradient":""},"tablet":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-gradient":""},"mobile":{"background-color":"var(--ast-global-color-5)","background-image":"","background-repeat":"repeat","background-position":"center center","background-size":"auto","background-attachment":"scroll","background-type":"","background-media":"","overlay-type":"","overlay-color":"","overlay-gradient":""}},"footnotes":""},"categories":[19],"tags":[],"class_list":["post-2698","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-use-case"],"yoast_head":"\nOptik & Optoelektronik \u2013 2 Mio. 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